定例ミーティングと随時ミーティングの両方を行っている会社が5割

お仕事をしている男女436人に会社で行っているミーティングの実施形態を聞いたところ、「定例ミーティング」と必要に応じて行う「随時ミーティング」の両方をしていると回答した人が52.7％にのぼりました。

定例ミーティングとは「毎週◯曜日の午前」や「毎月◯日」など、日時を決めて定期的に行われるミーティングのことです。

ただし、定例ミーティングだけでは急を要する案件への対応などができません。そのため必要に応じてミーティングを追加している職場が多いとわかります。

ミーティングで感じるストレス1位は「時間が長い」

ミーティングで感じるストレスとして最も多かった回答は、「時間が長い（33.0％）」。2位「結論が出ない（16.3％）」、3位「話し合いにならない（13.5％）」が続きます。

ミーティングの生産性や効率性に問題意識を持っている人が多いとわかりました。長い時間を割いてミーティングしたのに結論が出なければ、意味がないと感じるのも当然ですね。

＜1位　時間が長い＞

・時間が長い。定時を過ぎても続くことがある（20代女性）

・段取りが悪く必要以上に長いとイライラします（50代以上男性）

ミーティングの時間が長くなってしまう理由としては、「段取りが悪い」「前段階の話が長く、なかなか結論にたどり着かない」「誰も意見を曲げようとしない」などが挙がっています。

予定時間をオーバーしてしまうと、他の業務に支障が出たり、帰宅時間が遅くなってしまったりするため、ストレスを感じている人も多くなりました。「忙しいときに限ってミーティングへの参加を求められ、ストレス」という声も。

長いと感じる時間は人それぞれで、「1時間以上だと長い」「半日時間をとられることもあり、さすがに長い」などの体験談が寄せられています。

＜2位　結論が出ない＞

・意見をまとめる人がいないため、いつもふざけて終わっているイメージ。やるならばちゃんとやって欲しいと思います（30代女性）

・遠慮して意見を譲り合い、結局話がまとまらない。はっきりまとめようとすると、「仕切っている」などと言われる（40代女性）

ミーティングしても結論が出ない理由としては、「参加者が多すぎる」「まとめる人がいない・進行役の力不足」などが挙げられています。時間をかけても結論が出ないことが続けば、徒労感が強まり、ミーティングへのモチベーションは下がってしまいかねません。

さらに、「結論が出なかったため、別日に再度ミーティングをする」といったことになってしまうこともあります。

＜3位　話し合いにならない＞

・レジュメを読むことしかせず、問題や課題の解決方法などを議論しない（20代男性）

・ミーティングと言いながら、上司たちが話したいことだけを話して、社員の話を聞かないことがある（40代女性）

・特定の人がひたすら話すだけになることが多いのが、一番のストレスです（50代以上男性）

「ただの報告会になっている」「上司の方針を伝えられるだけの場になっている」などの回答が寄せられました。

また特定の人だけが話をしていて他の人が意見を出しにくい雰囲気の職場や、意見を出しても否定的にあしらわれてしまう職場もあるようです。ミーティングに呼ばれてもなかなか意見を出せなかったり、意見を出しても受け入れてもらえなかったりすると、モチベーションが下がると考えられます。

＜4位　無駄な時間がある＞

・ミーティングの際、世間話をしている時間が長すぎる。できれば早々に本題へと入ってほしい（20代男性）

・雑談や愚痴など、本来ミーティングで話し合うべき内容ではないことで盛り上がり、論点がずれてしまう（40代女性）

ミーティングの間に、雑談や世間話になってしまったり、テーマから脱線したりして、無駄な時間が生じていることにストレスを感じている人も。ミーティング自体が無意味だとは思わないものの、無駄な時間があるという意見です。

アイスブレイクとして雑談を取り入れるミーティングもありますが、雑談が長くなると、会議全体の時間が長引いてしまう可能性もあります。

＜5位　意味がないと感じる＞

・書類に書いてあることをただただ読むのは、時間の無駄（20代女性）

・シフト制で動いているので、仕事に入る前の引継ぎは必要だと思います。ただ業務改善のミーティングに関しては、実態調査の報告くらいで意見を出す人もあまりいないため、「やっている感を出しているだけだなぁ」と思いながら参加しています（50代以上女性）

「定例ミーティングが形骸化している」「大した議題がないのにミーティングが実施される」「報告や挨拶だけで終わる」といった意見が寄せられています。やる意味が感じられないミーティングだと、時間の無駄と感じることも多いでしょう。

また「自分に関係のないミーティングに参加させられる」というコメントも。会社全体で見ると意味のあるミーティングであっても、人によっては参加する意味を見出せないというケースもあるとわかります。

ミーティングが必要だと思う人は68.6％

「ミーティングは必要だと思うか」を聞いたところ、「とても必要」「まあ必要」と答えた人が合わせて68.6％で、7割近くになっています。

ミーティングでストレスを感じることはあるものの、ミーティングの必要性も感じている人が多いとわかります。必要性は理解している人が多いので、時間短縮や効率化でミーティングのストレスを軽減することにより、ミーティングに臨む姿勢や心構えが改善されると期待できます。

ミーティングが必要だと思う理由1位は「情報共有できる」

ミーティングが必要だと思っている299人に「ミーティングが必要だと思う理由」を聞いたところ、1位は「情報共有できる（31.1％）」、2位は「意見をすり合わせできる（17.4％）」でした。

ミーティングによって相手の意見を知ったり、意識や情報を共有したりできることに意義を見出している人が多いとわかります。

複数人が一堂に会し、お互いの顔を見て、相手の温度感やニュアンスを確かめながら話ができるのは、ミーティングのメリットです。

＜1位　情報共有できる＞

・自分が思っていることと、他人が思っていることの共有でとても必要で、会社の方針も共有できるよい時間。ミーティングがないと、相手が何を考えているかわからない（20代男性）

・ミスを防ぐために、または同じミスを繰り返さないために、ヒヤリハットや注意事項はすぐに共有すべきだと思うから（30代女性）

職場で情報共有するためにミーティングが必要だと考えている人が多数。情報共有は、ミス防止や対応レベルの均一化など、業務遂行のスムーズさや向上に役立ちます。

また「今の会社は、隣の人がどんな業務をしていて何に困っているのかが共有されないので、ミーティングがあるといい」という意見も。同僚や上司と日常的に情報共有できない職場では、ミーティングの必要性が高まると推測できます。

＜2位　意見をすり合わせできる＞

・譲れない意見があったとしても、ある程度すり合わせないと後々トラブルになる可能性が高くなるから（40代女性）

・一人で仕事をしているわけではないので、関連者を集めての認識合わせは必要（50代以上男性）

意見をまとめたり共通の目標や認識をもつために、ミーティングが必要だと考えている人もいます。

「個人プレーが多い会社なので、たまには意識合わせが必要」という意見もあり、職場の雰囲気によっても必要性の高さは変わってくると推測されます。

普段あまり顔を合わさない他部署やクライアントと仕事をするときも、共通認識が必要なのでミーティングしたいという意見がありました。

＜3位　メール・チャットより効率的＞

・メールでは説明しにくい・理解しにくいことは、関係者と集まって情報を共有するほうが時間短縮になると思います（40代男性）

・メールや電話のみのやり取りだと、お互いに正しく理解できていない印象があります。仕事を進めてしまってから「こうじゃなかった」となるより、早い段階で確認するべきところを確認しておきたいです（50代以上女性）

「関係者が多いときは、みんなで集まったほうが効率的」「メールやチャットでは認識の違いが起こりやすい」という理由で、ミーティングを支持している人もいます。

細かいニュアンスや複雑な事情を説明したいときには、メールやチャットではなかなか伝えきれないこともあるからですね。「図面を見ながら話す必要があるから」という声もあり、伝えたい内容によってミーティングのほうがいい場合もあるとわかります。

またメールやチャットだと相手がいつ読むかわかりませんが、ミーティングだとその場で伝えられるので、「伝わるスピードがはやい」という意見もあります。

＜4位　コミュニケーションの場になる＞

・短い時間でも会話をする時間をつくることで、相談しやすい雰囲気がつくれるからです。私を含めタスクを抱え込んで仕事に支障が出るタイプは、周りに相談することが苦手です。積極的に声をかけて話しやすい関係性を築くために、ミーティングは悪くないと思っています（20代女性）

・ミーティングを省くとぎくしゃくする。チャットやメールだけの連絡だと、お互いを思いやることを忘れがち（50代以上女性）

顔を突き合わせて話をすることそのものが重要だと考えている人もいました。相手がどんな人で何をしていて何に困っているのか知り、自分のことも知ってもらうことで、困ったときに相談しやすい環境をつくれるからです。

またシフト制の職場では、勤務時間帯が違ってあまり会わない同僚もいます。業務の中で自然にコミュニケーションを取るのが難しい相手と知り合うために、ミーティングがいい機会になる例もあるとわかりました。

プロジェクト開始前に行われる「キックオフミーティング」も、メンバー同士の顔合わせの場として使われます。

＜5位　議論できる＞

・問題や課題について意見を出し合うするのに必要だと思う（20代男性）

・陰で意見を言うのではなく、話し合って一律の決まりをつくるほうが良い（40代女性）

ミーティングの場で、お互いに意見を出し合って話し合うことが必要だと考えている人もいます。問題について複数人が議論することで、さまざまな視点からの解決策が検討できるようになるからです。

「情報伝達だけなら不要だが、上下関係なく意見を言い合えるなら必要」という声もあり、意見を出しやすい雰囲気が重要だとわかります。

ミーティングが必要でないと思う理由1位は「必要なときだけすればいい」

反対に、「ミーティングが必要でない」と思っている137人にも理由を聞きました。

もっとも多かった回答は「必要なときだけすればいい（24.1％）」。僅差の2位には「代替案がある（21.9％）」、3位には「時間の無駄になっている（18.2％）がランクインしています。

「情報共有やミーティングの必要性までは否定しないものの、不要なミーティングもある」「ミーティングしなくても情報共有はできる」と考えている人が多いとわかります。

＜1位　必要なときだけすればいい＞

・複雑な業務のときなど、本当に必要なときだけでいいと思う（20代女性）

・議論の必要がないならばミーティングは不要で、通達だけでよい。ディスカッションや意思決定が必要なものはミーティングすべきだと思っている（50代以上女性）

ミーティングがまったく必要ないというわけではなく、形骸化している定例ミーティングなど、不要なミーティングはしないでほしいという人が多くなっています。

必要なミーティングの例としては、「複雑な案件を扱うもの」「議論すべきもの」「緊急性の高いもの」などが挙がりました。一方不要なミーティングとしては「報告だけのもの」「上司が話すだけのもの」などが挙がっています。

＜2位　代替案がある＞

・ツールを使えば、顔を合わせなくとも意見交換はできる（20代女性）

・個々に必要事項を連絡すれば足りるので（40代男性）

代替案としては、「メールやチャットでの報告・意見交換」「個別の連絡」「文書の回覧」などが多く挙げられました。

顔を合わせて話し合わなくても、ツールを使えば十分にやりたいことはできると考える人も多いとわかります。

＜3位　時間の無駄になっている＞

・発言のないミーティングやひとりだけが話しているようなミーティングは、時間の無駄だと思うからです（20代男性）

・時間がもったいない。意見交換したいならしたい人が集まればいい（30代女性）

議論が進まないミーティングや雑談が多いミーティングについては、無駄と感じる人が多数。

また「自分は言われたことを淡々とやるだけ」と考えている人の場合は、意見交換や情報共有の必要性も感じにくいため、ミーティングを無駄だと感じやすくなると考えられます。

＜4位　生産性がない＞

・長々と話し合って出る結果が現場にとって有益であればいいが、結果的に「ただ時間を食っただけで、堂々巡りで何の成果も出ていない」と感じることが多いから（30代女性）

・時間ばかりかかって何も決まらないので、必要と思わない（40代女性）

「ミーティングによって何かしらの成果が出た」あるいは「効果がある」と感じられないため、ミーティングを不要だと考えている人も。話し合っただけで何も変わらないなら、「やる意味あるの？」と感じてしまいますよね。

＜5位　内容が薄い＞

・毎日の引き継ぎ業務と別で行われているが、毎回同じ内容のため必要がない（20代女性）

・ミーティングをするほどでもない内容だから（40代男性）

ミーティングしながら「ミーティングするほどの内容でもない」と感じている人も多いとわかります。ミーティングをするときには、目標設定や議題のチョイスが重要だとわかります。

理想的なミーティングの時間は30分以内

理想的なミーティングの時間を聞いたところ、平均は27.7分でした。「ミーティングは30分程度で済ませたい」と考える人が多いとわかります。

ただ「かかる時間は案件にもよる」という声も複数あり、短ければいいというものではないと考えている人もいます。一方集中力の限度を考えて、「45分程度」「1時間程度」と答えた人も一定数いました。

まとめ

ミーティングを否定する意見もありましたが、全体的には「職場や状況によっては、ミーティングが必要」と認めている人が多いことがわかりました。ただ「まとまらない」「長すぎる」「中身がない」といったミーティングは、参加者のモチベーションを下げてしまいます。

効率良く生産性の高いミーティングにするためには、進行役が計画に沿って効率的に進行し、意見を出しやすい雰囲気で運営し、決まったことを次に生かすことが大切です。

また時間内に効率良く意見やアイデアを出していくためには、資料の準備やゴール設定などの下準備も重要となります。

■上野光夫氏の考察

アンケート結果をみると、「小田原評定」といわれるような、長引くだけでなかなか結論の出ないミーティングが多いことが分かりますね。

ミーティングが無駄と思う理由としては、目的やゴールが不明確である場合が多いといえます。ミーティングを行う目的は「情報共有」「意思決定」「課題抽出」「アイデア出し（ブレインストーミング）」「スケジュール調整」などがあります。リーダーが、目的や時間を明示して効率よく進めることで、成果につながるミーティングとなります。

ミーティングの進行役の役割も重要です。声の大きい人（上位者や積極的に発言する人）だけではなく、参加者全員を議論に巻き込むようにしましょう。そうすることで、有意義かつ参加者の満足度が高いミーティングができます。

▽監修者紹介

上野光夫

政府系金融機関である日本政策金融公庫（旧国民生活金融公庫）に26年間勤務し、主に中小企業への融資審査の業務に携わる。約3万社の中小企業と約5,000名の起業家への融資を担当した。

2011年にコンサルタントとして独立。起業支援、経営コンサルティングを行うほか、講演、執筆などの活動を行っている。日本最大級の起業家支援プラットフォーム「DREAM GATE」において、アドバイザーランキング「資金調達部門」で8年連続して第1位を獲得。

【主な著書】

『3万人の社長に学んだ「しぶとい人の行動法則」』（日本実業出版社）

『「儲かる社長」と「ダメ社長」の習慣』（明日香出版社）

『起業は1冊のノートから始めなさい』（ダイヤモンド社）

『45歳からの起業の心得』（明日香出版社）

『仕事で結果を出す人はこの「きれいごと」を言わない！』（フォレスト出版）

『成功者の自分の時間研究』（ワニブックス）

『事業計画書は1枚にまとめなさい』（ダイヤモンド社）

『社長の一流、二流、三流』（明日香出版社）

会社ＨＰ：https://mmconsulting.jp/

YouTubeチャンネル：https://www.youtube.com/@mkeiei

※データの引用・転載時のお願い

■株式会社エミリスについて

株式会社エミリスは、飲食事業を主として、大阪・兵庫・和歌山など関西地区を中心にコメダ珈琲を複数店舗運営しています。

■会社概要

社名：株式会社エミリス

所在地：〒577-0827　大阪府東大阪市衣摺6丁目1-46 平尾NスタイルB号

代表取締役：馬場栄和

創業： 2020年10月

資本金： 100万円

事業内容：飲食業

URL ： https://emiris.net/

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