改正戸籍法に対応した通知サービスの強化

株式会社両備システムズ(本社：岡山県岡山市北区、代表取締役社長：松田 敏之、以下 当社)は、2025(令和7)年5月26日に施行される戸籍法の改正(通称 改正戸籍法)を一部含む法律(※1)に対応した自治体向け通知書作成・送付サービス(以下 本サービス)の販売を強化します。

当社は、自治体専用の総合行政ネットワーク(LGWAN)と接続可能なデータセンターを有し、またデータセンターと専用線で接続するアウトソーシングセンターを運用しています。例えば、住民を対象とした健康診断の案内を一括送付するサービスや、コールセンターでのお問い合わせ対応と自治体へのリアルタイム情報共有など、公的機関の個人情報を扱うアウトソーシングセンターとして、包括的なサービスを提供します。これにより、事務作業の効率化に貢献します。

本サービスでは、自治体からデータを受領後、最短7営業日で印刷から発送まで完結することが可能です。

両備システムズ_改正戸籍法に対応したサービスを販売強化

●背景

国は、「デジタル社会の実現に向けた重点計画」(2024年6月21日閣議決定)に向け、公証された振り仮名が各種手続での本人確認で利用可能となるよう、戸籍等の記載事項への「氏名の振り仮名」の追加を決定しました。

従前は戸籍に、氏名の振り仮名(フリガナ)は記載されていませんでしたが、この改正法の施行により、戸籍の記載事項に、新たに氏名のフリガナが追加されることになります。

戸籍に関する事務処理は、法律で本籍地の市町村長に委託されており、法務省の指針で、2025年5月26日以降8月末日までに氏名のフリガナを記載した通知を送るものと定められています。通知を受け取った後、本人がフリガナを確認し、誤っている場合は2026(令和8)年5月25日までに、マイナポータルでのオンライン申請または自治体窓口へ届出をしなければなりません。正しいフリガナが通知された場合は、届出をせずとも戸籍に記載されます。通知されたフリガナは2026年6月以降に戸籍に記載されることとなっており、マイナンバーカードの記載事項等に「氏名の振り仮名」を追加されるようになります。

法務省仕様による通知書イメージ

※1

2023(令和5)年6月2日に制定された戸籍法の一部改正を含む「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律等の一部を改正する法律」のこと。

●本サービスの特長

1. 通知書の作成・発送

自治体が戸籍システムより作成した通知対象者情報のCSVファイルを、当社はLGWANを経由して受け取ります。当社が、同一戸籍、同一住所の世帯単位で世帯主に送る通知書の印刷をするためのデータ(以下 通知書データ)を作成します。

作成後、福島印刷株式会社(石川県金沢市、代表取締役社長：松井 睦、以下 福島印刷)へ、セキュアな専用線を介して通知書データを転送します。福島印刷にて通知書を印刷し、金沢市の郵便局から発送、または、自治体へ納品します。自治体より通知対象者情報のCSVファイルを受領してから、最短7営業日で発送します。

通知書作成、発送・納品までの流れ

通知書のデザインは、法務省サンプルをもとに、版面デザインを複数用意するため、ベース版面を選択後、自治体固有部分の校正にすぐ対応でき、時間短縮につながります。

通知書の版面デザインサンプル

◇福島印刷株式会社について

官公庁をはじめ、金融機関、教育機関から民間企業まで、官公庁、金融機関、教育機関、民間企業など、高度なセキュリティと個人情報保護が求められる業務において、豊富な実績を積んでいます。また、見やすい帳票の設計、トレーサビリティによるトラブル対策など、高い品質でサービスを提供しています。

福島印刷株式会社　URL： https://www.fuku.co.jp/

2. その他オプションサービス

(1) コールセンター、チャットボットサービス

自治体専用のコールセンターを構築し、住民のお問い合わせに対応いたします。スマートフォンからのチャットでの問い合わせ窓口として、チャットボットサービスも構築可能です。

(2)届出管理システムの提供

届出状況をリアルタイムで可視化できるサービスです。お問い合わせの対応履歴の管理も可能です。

●今後の展望

通知書の作成・発送サービスについては、法務省補助金の想定事業費の範囲でご提供できるよう価格設定させていただいており、個別見積となります。

当社は2021年の新型コロナワクチン接種券の印刷・発送業務において全国230自治体様より受託させていただき、短期集中大量生産のノウハウを培うことができました。この経験を活かし、フリガナ通知の共同処理センターとして、職員様のご負担を最小化し、高品質かつ短工期のサービスを提供いたします。特に、職員の少ない小規模な自治体様のご支援を積極的に展開いたします。

自治体システムの標準化が進む中、行政サービスのさらなる効率化が求められています。その実現に向けて、BPaas(Business Process as a Service)の導入が重要な役割を果たすと考えられます。BPaasは、業務プロセスをクラウド上で提供するサービスであり、各自治体が共通の基盤を活用することで、運用コストの削減や業務の迅速化が可能となります。これにより、住民サービスの向上や、行政業務の最適化が期待されます。当業務は、その足掛かりとして取り組む事業と位置づけており、事業拡大に向け注力いたします。

●当社製品・サービスサイト「戸籍振り仮名対応BPOソリューション」

https://service.ryobi.co.jp/infrastructure_platform/rs-bpo-koseki/

【株式会社両備システムズについて】

社名　　　：株式会社両備システムズ

本社所在地：岡山県岡山市北区下石井二丁目10-12

杜の街グレースオフィススクエア4階

代表者　　：代表取締役社長　松田 敏之

設立　　　：1969年12月

資本金　　：3億円

事業内容　：公共、医療、社会保障分野および民間企業向け情報サービスの提供

(システム構築、アウトソーシング事業)、ソフトウェア開発、

データセンター事業、ネットワーク構築サービス、セキュリティ事業、

ハードウェア販売および保守サービス、AI・IoTなど先端技術研究開発

コーポレートサイト： https://www.ryobi.co.jp/