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実装背景
トドケールは、「人とモノをつなぐ」をミッションに、郵便物や配達物をデジタル管理するためのツールやサービスを提供しています。
総務・メール室の業務では、郵便物や配達物の受け取りだけでなく、契約書や見積書などの発送業務も担当しています。そのため、社内外から発送物の状況を確認する問い合わせが多く寄せられ、それに対応するために発送物のリストを作成するなど多くの時間を費やしていました。
これまで、発送物のリストは手書きやスプレッドシートで作成していたため、効率が悪く、誤った情報が発生するリスクもありました。このような問題から、「総務・メール室から発送した荷物の一覧を自動で管理したい」というご要望を多くいただいており、今回の機能実装に至りました。
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「発送管理機能」概要
1.荷物の写真撮影で、発送物の情報を入力
今まで手書きやスプレッドシートで管理していた発送した荷物の情報を、写真を撮ることで自動的にOCR（光学文字認識）によりデジタル化し、一覧として管理できるようになります。
2.ステータス管理
発送した荷物のステータスをシステム上で確認できるため、発送を依頼した人は依頼した荷物が発送されたのかどうかの問い合わせが不要になります。
3.社内共有機能
発送した荷物の一覧は、社内で簡単に共有することができ、情報の伝達がスムーズになります。荷物のデータはすべてクラウド上のシステムで管理されるので、どれくらいの荷物が発送されているのか？といった集計も可能です。
4.追跡番号の管理
写真を撮る際にバーコードからレターパックや配送物伝票に記載された追跡番号を自動的に読み込み、記録することができます。発送した荷物の状況を確認するために、発送物の一覧に手書きで記載することが多かった追跡番号ですが、もう手でマニュアル入力する必要はありません。
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「発送管理機能」具体的な機能・操作
1.発送管理画面を開き、荷物の登録をタップ
2.荷物の写真を撮影
3.荷物の登録＞OCRが自動で発送物の情報を入力
4.荷物の一覧＞登録した発送物の一覧が一元管理できる
ユーザーからのリクエストを元に、今後も機能の追加や改善を続けていきます。
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「トドケール」について
株式会社トドケールは「人とモノをつなぐ」をミッションに、人とモノの情報をデータ化し、「ウケワタシをカンタンに」することで、柔軟な働き方の推進と新しいオフィスの形を実現すること目指しています。特に近年、ハイブリッドワークやリモートワークという新しい働き方を取り入れる会社にとって、物理的なモノやモノに関係するアナログな情報はそれを取り扱う社員の足かせとなり、柔軟な働き方の阻害要因となっており、トドケールは総務領域のデジタル化を推進し、より自由な働き方と効率的なオフィス運営を実現します。
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郵便物・配達物管理クラウドアプリケーション「トドケール」
「トドケール」はスマートな総務・メール室のための郵便物・配達物管理クラウドアプリケーションです。大きな設備投資なく、スマートフォンとPCで手軽に郵便物や配達物のデジタル管理及び処理の自動化を始めることができます。障害者で運用するメール室のハイブリッドワーク適応化や受け取る社員のリモートワーク効率化とそれに伴うオフィス面積の最適化など、多くの効果を期待することができます。
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郵便物・配達物管理ミニBPOサービス「クラウドメール室」
「クラウドメール室」はオフィスに届く郵便物を電子化して配布する郵便物管理に特化したミニBPOサービスです。周囲がリモートワークの恩恵を享受する中、郵便物を確認、配布するために出社していた総務の業務をクラウドメール室が代行します。郵便物は画像形式で従業員のもとへ通知され、PDFスキャンや転送など、必要な処理をボタン一つで依頼することができます。総務の人材不足解消、社内の労働環境格差の解消に貢献します。
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トドケール 会社概要
会社名：
株式会社トドケール
会社所在地：
東京都千代田区平河町1丁目3番12号 第二秩父屋ビル1階
設立：2018年7月24日
代表取締役：
野島 剛
事業内容：
・オフィス・館内物流を管理するクラウドアプリケーション「トドケール」（
https://todoker.com/product_office/
）の開発・運営
・オフィスに届く郵便物をデジタルに通知・管理するメール室業務代行サービス「クラウドメール室」（
https://todoker.com/product-cloudmail/
）の提供
導入事例：
コクヨ株式会社・コクヨ＆パートナーズ株式会社
https://www.todoker.com/stories/kokuyopartners
ENECHANGE株式会社
https://www.todoker.com/stories/enechange
代表者経歴
代表取締役CEO：野島 剛（ノジマ ツヨシ / TONY NOJIMA）
四大監査法人の一つPwCあらた監査法人にて、各種のコンサルティング業務に約10年間従事した後に渡米し、University of California, Irvine（カリフォニア大学アーバイン校）にてMBAを取得。米国にて不動産投資ファンドの投資アナリスト職、電子宅配ロッカー製造販売を行うベンチャー企業の戦略アナリスト職を経て帰国後、トドケールを創業。公認会計士・税理士・日本証券アナリスト協会 認定アナリスト・応用情報技術者・運行管理士。
公式キャラクター：トドの「トドケルくん」