株式会社invox（本社：東京都新宿区、代表取締役：横井 朗）は「invox発行請求書」がポーラ・オルビスホールディングスに導入され、ポーラ・オルビスグループの8社に「invox電子帳簿保存」が導入されたことをご報告いたします。
グループ各社で利用できる低コストで直感的な操作が可能なシステムを求めて
2023年に各事業会社に所属していた経理部門が統合されることになり、グループ横断でインボイス制度と電子帳簿保存法の改正に向けたワーキンググループを立ち上げて、対応に向けて動いていました。
事業会社の中には、すでに電帳法対応のシステムを導入している会社もありましたが、グループ統括の経理が法対応を主導するのであれば、別々のシステムを利用するよりも同一のシステムを導入したほうがいいと考えて、グループで利用できるシステムを探し始めました。
導入の決め手は、他社にはない一括データ出力機能と圧倒的なコストパフォーマンス
当社がinvox電子帳簿保存を選んだ理由の一つは、他社にはない一括データ出力機能があったことです。この機能により、万が一システムの入れ替えが必要になった際も、データをスムーズに移行できる安心感がありました。
また、実際にinvox発行請求書をトライアルで使用したところ、請求書の作成が思ったよりも簡単に作成できて驚きました。インボイス制度と電子帳簿保存法の両方に対応して、保存もできますし、それでいてコストメリットもありましたので、invox電子帳簿保存と併せて導入を決めました。
「迷ったらinvoxに保存」シンプルな運用ルールと簡単操作でスムーズに法対応を実現
当社の電帳法対応は、複数のシステムを利用し、現場担当者が保存先のシステムを判断する必要があったのですが「どこに保存するか迷ったら、とりあえずinvoxに保存する」という方針にしたことで、運用ルールが複雑になってしまうこともなく、スムーズに運用開始できました。
invox発行請求書の導入時は、現場担当者に向けた操作説明会を複数回開催しました。一度説明してしまえば、各担当者で迷わず請求書作成ができ、社内の担当者からは「Excelで作成するよりもずっと簡単」と評判がとてもよかったです。導入サポートパックは使わずに設定を進めたので、ワークフロー機能の理解には少し時間がかかりましたが、invoxの担当者がWEB会議で画面を投影しながら丁寧に説明してくれましたし、ちょっとした不明点はチャットですぐに回答がもらえるので、スムーズに導入準備が進んだのも好印象でした。
次は伝票確認と計上業務の効率化を目指したい
今後は、invox発行請求書をさらに活用し、海外インボイスの作成や、会計システムとの連携を進めたいと考えています。また、社内で負担となっている伝票確認業務の効率化を目指し、さらなる自動化にも取り組んでいこうと考えています。
今回の当社のinvox導入を受けて、他のグループ会社でもinvox発行請求書の導入を検討しており、Excelで作成し、手作業で郵送やメール送付を行っている状態から脱却したいと考えています。
invox発行請求書での請求書作成に切り替えることができれば、ペーパーレス化とさらなる業務効率化ができるのではないかと期待しています。
株式会社ポーラ・オルビスホールディングスについて
株式会社ポーラ・オルビスホールディングスは、基幹ブランドのポーラ、オルビスを中心に、海外ブランドのジュリーク、育成ブランドのTHREE、ディセンシア等、個性豊かなブランドをグループに複数擁する純粋持株会社です。
1929年に創業されたポーラを中心に、常にお客さまに寄り添い「独自価値」を提供することをグループの使命としております。
「感受性のスイッチを全開にする」を企業理念に掲げ、常に革新を追求しています。グループの研究所では、皮膚科学、バイオテクノロジーなどの分野で最先端の研究が行われており、その成果を製品開発に活かしています。また、顧客の声を真摯に受け止め、ニーズに応じた製品改良や新製品の開発を心がけています。
さらに、私どもはグループの強みと連動した「先端技術・サービスによるQOLの向上」、「地域活性」、「文化・芸術・デザイン」、「人材活躍」、「環境」を軸としたサステナビリティプランを策定し、多方面でのサステナビリティ活動を推進しています。よりよい社会のために、当社グループならではの取り組みで新たな価値を創造していきます。
これからも世界中の皆様に愛されるブランドであり続けるため、常にお客さまの期待を超える独自価値を提供し続けてまいります。
invox発行請求書 について
invox発行請求書（https://invox.jp/send/）は、紙でも、電子でも、インボイス制度に対応した請求書を発行して売上計上や入金消込・督促まで自動化。 請求書だけでなく見積書や納品書、支払通知書などさまざまな書類を自由なレイアウトで発行できる請求書発行システムです。
invox電子帳簿保存 について
invox電子帳簿保存（https://invox.jp/storage/）は、電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存の要件に対応。
PDFや紙で受け取った請求書や納品書などあらゆる国税関係書類の「取引年月日・金額・取引先」をAI OCRとオペレータが自動でデータ化して、訂正削除の履歴や申請・承認の記録を残しながら電子保存する文書管理システムです。
株式会社invox について
株式会社invoxは請求書の“受取”も“発行”も”経費精算も”自動化し、“インボイス制度”と“電子帳簿保存法”への対応を効率化するソリューションを提供しています。
また、invoxで処理した請求書1件につき1円を子どもに関するNPOに寄付する「One by One インボイス」の取り組みを主催し、事業を通じて子どもたちが安心して明るく生活できる社会の実現を目指しています。
会社名：株式会社invox（invox Inc.）
設立：2019年2月1日
本社所在地：東京都新宿区西新宿1-25-1 新宿センタービル49F +OURS
invoxスキャンセンター所在地：静岡県静岡市葵区紺屋町11-17 桜井・第一共同ビルディング6階
代表者：代表取締役 横井 朗
資本金：1億円（2021年11月時点）
従業員数：60名（2024年3月時点）
事業内容：invoxの開発・運営
取得認証等：電子決済等代行業 関東財務局 第79号、電子インボイス推進協議会 正会員、ISMS（ISO27001）認証、令和3年改正法令基準 JIIMA認証